Tanda tangan digital, urusan dokumen lebih ringan.

Dari berkas PDF ke dokumen yang siap disetujui

Dokumen sering tertunda karena orang yang perlu menandatangani sedang berada di tempat berbeda. File dikirim lewat percakapan, dicetak oleh satu pihak, lalu dipindai kembali oleh pihak lain. DokumenKita menyediakan ruang untuk menyiapkan tanda tangan internal langsung pada PDF agar pekerjaan administrasi dapat dilanjutkan tanpa rangkaian cetak dan pindai tersebut. Layanan ini dikelola PT Kita Akselerasi Digital untuk membantu pengguna mengatur dokumen dan elemen persetujuannya.

Anda dapat mengunggah gambar tanda tangan atau menggambarnya sendiri, kemudian mengatur letaknya pada halaman yang sesuai. Sebelum menyelesaikan dokumen, periksa isi surat, identitas pihak, dan area tanda tangan. Gunakan alur ini ketika penerima memang menerima tanda tangan internal untuk keperluan tersebut. Jika organisasi tujuan memiliki persyaratan khusus, sepakati persyaratannya lebih dahulu agar hasil yang rapi juga sesuai kebutuhan administrasi.

Unggah gambar atau gambar tanda tangan sendiri

Pilihan unggah membantu Anda memakai bentuk tanda tangan yang sudah disiapkan. Gunakan gambar milik sendiri yang terlihat jelas dan tidak memuat latar atau informasi lain yang tidak diperlukan. Jika memilih drawing, buat goresan dengan tenang pada perangkat yang nyaman digunakan. Tinjau bentuk akhirnya sebelum menempatkan tanda tangan pada dokumen; layar kecil atau gerakan terburu-buru dapat menghasilkan goresan yang berbeda dari yang Anda inginkan.

Simpan file tanda tangan sebagai aset pribadi dan batasi orang yang dapat mengaksesnya. Gambar tanda tangan mudah disalin jika dibagikan tanpa kendali, sehingga sebaiknya tidak disertakan dalam folder umum hanya demi memudahkan pekerjaan tim. Untuk penandatangan lain, gunakan undangan kepada orang tersebut. Meminta setiap pihak memeriksa dan menyetujui dokumennya sendiri membantu menjaga tanggung jawab pada orang yang tepat.

Pisahkan fungsi tanda tangan, stempel, dan e-Meterai

Tanda tangan internal digunakan dalam alur persetujuan pengguna. Stempel digital merupakan gambar cap visual yang memberi identitas organisasi pada tampilan dokumen. e-Meterai memiliki fungsi berbeda, yaitu pembayaran bea atas dokumen elektronik yang memenuhi ketentuan. Ketiganya dapat muncul pada surat yang sama, tetapi kebutuhan salah satunya tidak otomatis dipenuhi oleh elemen lainnya.

Jika surat membutuhkan cap usaha, pelajari halaman Stempel Digital agar ukuran dan penempatannya tetap mudah dibaca. Jika dokumen juga memerlukan e-Meterai, pelajari panduannya secara terpisah. Integrasi PERURI di DokumenKita belum aktif dan berstatus segera tersedia. Jangan menganggap gambar meterai dalam contoh sebagai meterai yang dapat digunakan. Untuk menentukan kewajiban bea dokumen, gunakan penjelasan Direktorat Jenderal Pajak pada sumber halaman ini.

Rujukan: Direktorat Jenderal Pajak — Bea Meterai

Mulai dari versi dokumen yang sudah diperiksa

Buka naskah sumber dan selesaikan koreksi sebelum mengunggah PDF. Periksa nama, nomor surat, tanggal, nilai transaksi, jangka waktu, dan lampiran. Kesalahan kecil pada bagian tersebut sering lebih penting daripada posisi tanda tangan. Sepakati satu versi final dengan pihak terkait, lalu beri nama file yang membedakannya dari draf sebelumnya. Hindari menandatangani dokumen yang masih menunggu perubahan isi.

DokumenKita menerima unggahan PDF hingga 50 MiB dan 100 halaman. Periksa kedua batas tersebut, sebab file yang ringan tetap bisa memiliki jumlah halaman terlalu banyak. Jika berkas melampaui batas, rapikan dari aplikasi sumber atau pisahkan dokumen sesuai kebutuhan yang telah disepakati. Jangan memisahkan lampiran penting hanya untuk memperkecil unggahan tanpa memberi tahu penerima. Setelah berhasil diunggah, cek halaman awal, halaman persetujuan, serta lampiran terakhir.

Atur posisi dengan mempertimbangkan isi halaman

Tempatkan tanda tangan pada ruang yang memang disediakan untuk penandatangan. Perhatikan nama terang, jabatan, garis pembatas, dan jarak ke elemen lain. Tanda tangan yang terlalu besar dapat menutupi pernyataan penting, sedangkan ukuran terlalu kecil menyulitkan penerima membaca bentuknya. Periksa pada pembesaran yang mendekati ukuran dokumen normal, kemudian tinjau lagi seluruh halaman.

Editor bekerja dengan elemen overlay di atas PDF. Fitur ini bukan janji untuk menulis ulang teks asli atau melakukan OCR otomatis pada hasil pindai. Jika ada salah ketik dalam paragraf dokumen, perbaiki naskah sumber lalu unggah versi yang benar. Menutup teks yang salah dengan elemen tambahan dapat meninggalkan informasi yang membingungkan. Pisahkan pekerjaan penyuntingan isi dari pekerjaan penempatan tanda tangan agar alurnya mudah ditinjau.

Periksa hasil akhir sebelum dibagikan

Sesudah penempatan selesai, baca kembali dokumen sebagai penerima. Pastikan tidak ada tanda tangan yang berada pada halaman keliru, melewati batas kertas, atau menutup angka penting. Tinjau juga perubahan orientasi halaman; halaman lanskap dan potret dapat membutuhkan penempatan berbeda. Jika ada beberapa area persetujuan, cocokkan setiap area dengan pihak yang seharusnya menandatangani.

Unduh dan buka PDF hasil pada pembaca PDF untuk memeriksa tampilan, jumlah halaman, dan kelengkapan lampiran. Simpan hasil final terpisah dari berkas masukan agar Anda tahu file mana yang telah selesai diproses. Bagikan file final yang sama kepada pihak terkait. Kebiasaan sederhana ini mengurangi risiko seseorang menerima draf kosong sementara pihak lain menyimpan versi dengan tanda tangan.

Kirim undangan ke alamat email yang tepat

DokumenKita menyediakan undangan tanda tangan melalui email dan tautan. Penerima undangan dapat membuka alurnya tanpa login. Kemudahan tersebut berguna untuk pihak luar yang hanya perlu meninjau dan menandatangani satu dokumen, tanpa harus mempelajari seluruh ruang kerja pengirim. Sebelum mengirim, pastikan alamat email adalah milik orang yang dituju dan dokumennya memang boleh diterima orang tersebut.

Gunakan alamat email yang telah dikonfirmasi melalui komunikasi sebelumnya. Jika undangan berkaitan dengan perusahaan, cocokkan nama penandatangan dan perannya dengan pihak yang tercantum dalam surat. Jangan menebak alamat dari pola nama perusahaan. Kesalahan satu karakter dapat membuat undangan tidak sampai atau terkirim kepada orang berbeda. Untuk dokumen sensitif, konfirmasikan penerima melalui saluran komunikasi yang sudah dikenal.

Berikan waktu untuk membaca, bukan sekadar membubuhkan

Sampaikan tujuan dokumen dan batas waktu tanggapan melalui komunikasi kerja yang biasa digunakan. Penerima perlu memahami isi surat, mengetahui bagian yang harus diperiksa, dan memiliki kesempatan meminta koreksi sebelum menyetujui. Mengirim undangan setelah seluruh substansi disepakati akan membuat proses lebih lancar dibanding menggunakannya sebagai cara pertama mengenalkan isi perjanjian.

Sebagai penerima, baca seluruh halaman dan lampiran sebelum melanjutkan. Jika nama, tanggal, ruang lingkup pekerjaan, atau pihak yang berkewajiban masih keliru, minta pengirim memperbaiki sumber dokumen. Jangan mengandalkan penjelasan lisan yang berbeda dari isi PDF. Untuk persetujuan yang mewakili organisasi, pastikan Anda memiliki kewenangan sesuai aturan organisasi tersebut. Undangan yang sampai ke email Anda tidak dengan sendirinya memberikan kewenangan mewakili pihak lain.

Perlakukan tautan undangan sebagai akses pribadi

Karena penerima dapat menggunakan tautan tanpa login, teruskan tautan hanya jika pengirim memang meminta dan orang yang menerima berhak melanjutkan proses. Hindari menaruhnya di grup besar, forum umum, atau folder terbuka. Jika Anda menerima undangan yang tidak dikenal, hubungi pengirim melalui kontak yang sudah dapat dipercaya sebelum memasukkan informasi atau menyelesaikan persetujuan.

Apabila email belum terlihat, cek penulisan alamat serta folder spam dan promosi. Pastikan kotak masuk masih dapat menerima pesan. Koordinasikan tindak lanjut dengan pengirim agar tidak muncul banyak undangan yang membingungkan. Jangan menganggap email terkirim sebagai bukti bahwa dokumen telah dibaca atau disetujui; tinjau hasil proses yang tersedia dan konfirmasikan kepada pihak terkait bila pekerjaan memiliki tenggat.

Contoh alur untuk konfirmasi hasil pekerjaan

Misalnya, tim desain hendak meminta konfirmasi hasil pekerjaan kepada pelanggan. Pengirim lebih dahulu menyepakati berkas desain yang dirujuk dan isi lembar konfirmasi. Setelah nama pelanggan, nomor pekerjaan, serta daftar hasil benar, pengirim membuat PDF final dan mengirim undangan ke email pelanggan yang telah dikonfirmasi. Pelanggan kemudian membaca dokumen sebelum menyelesaikan persetujuan.

Jika pelanggan meminta perubahan ruang lingkup atau menemukan hasil yang belum sesuai, hentikan proses sampai isinya disepakati kembali. Pengirim menyiapkan versi yang benar, memberi tahu pihak terkait tentang penggantian tersebut, lalu menjalankan persetujuan pada dokumen yang sama-sama dipahami. Contoh ini menunjukkan bahwa kecepatan membubuhkan tanda tangan tetap perlu didukung komunikasi mengenai pekerjaan yang disetujui.

Pahami status TTE tidak tersertifikasi

Tanda tangan DokumenKita adalah tanda tangan elektronik internal yang tidak tersertifikasi PSrE. Komdigi menjelaskan perbedaan antara TTE yang memakai sertifikat elektronik dari PSrE Indonesia dan TTE yang dibuat tanpa jasa tersebut. Karena itu, jangan menyebut gambar tanda tangan atau proses internal ini sebagai sertifikat elektronik dari PSrE. Rujukan Komdigi disertakan pada daftar sumber untuk membantu Anda memahami istilahnya.

Sebelum memakai layanan, tanyakan kepada penerima apakah tanda tangan internal sesuai dengan aturan mereka. Beberapa proses membutuhkan jenis tanda tangan, pemeriksaan identitas, atau penyedia tertentu. Jika persyaratan menyebut TTE tersertifikasi, pilih layanan yang benar-benar memenuhi persyaratan itu. DokumenKita membantu penyiapan dokumen sehari-hari, tetapi keputusan tentang penerimaan dokumen tetap mengikuti ketentuan pihak tujuan dan konteks penggunaannya.

Rujukan: Komdigi — Penjelasan TTE tersertifikasi dan tidak tersertifikasi

Cocok untuk proses yang telah disepakati para pihak

Tim administrasi dapat menggunakan tanda tangan internal untuk dokumen yang proses persetujuannya telah ditetapkan bersama. Contohnya, lembar persetujuan desain, konfirmasi pekerjaan, atau berita acara yang telah disepakati format serta cara penandatanganannya. Contoh tersebut menunjukkan cara mengatur pekerjaan, bukan jaminan bahwa setiap institusi menerima semua dokumen dengan metode yang sama.

Buat pedoman sederhana sebelum penggunaan rutin. Tentukan jenis dokumen yang boleh diproses, siapa yang memeriksa substansi, siapa yang berhak mengundang, dan siapa yang menyimpan hasil final. Untuk pekerjaan di luar pedoman, minta penanggung jawab menentukan jalurnya terlebih dahulu. Dengan pembagian peran yang jelas, alat penandatanganan membantu menjalankan keputusan organisasi tanpa menggantikan penilaian orang yang bertanggung jawab.

Persetujuan tetap bergantung pada isi dan kewenangan

Tampilan tanda tangan yang rapi tidak membenarkan isi surat yang salah, kewenangan yang tidak ada, atau pernyataan yang belum disepakati. Periksa identitas, objek pekerjaan, hak dan kewajiban, serta cara mengakhiri kerja sama jika dokumen berbentuk perjanjian. Artikel edukasi DJKN pada daftar sumber membahas unsur kesepakatan, kecakapan, objek, dan sebab yang halal dalam syarat perjanjian.

Untuk transaksi penting atau dokumen dengan aturan khusus, siapkan pemeriksaan substansi bersama penanggung jawab yang sesuai. Hindari menandatangani hanya karena semua kolom sudah terisi atau karena pekerjaan sedang mendesak. Jika terdapat perubahan setelah persetujuan, tentukan versi pengganti dan minta pihak terkait meninjau kembali. Kebiasaan ini membantu menjaga konsistensi antara dokumen yang dibaca dan dokumen yang akhirnya disimpan.

Rujukan: DJKN — Hal yang perlu dipenuhi dalam perjanjian

Coba alur menggunakan kuota trial

Akun yang telah diaktivasi melalui email memperoleh trial 15 hari dengan 5 kuota TTD dan 5 kuota stempel. Gunakan masa percobaan untuk memahami cara mengunggah, menempatkan elemen, mengundang pihak lain, serta memeriksa hasil. Mulailah dengan dokumen contoh yang tidak memuat informasi sensitif agar Anda dapat meninjau alur kerja dengan tenang.

Setelah trial berakhir, sisa kuota gratis menjadi nol, sementara akun tetap aktif. Kuota berbayar yang sudah dibeli tetap tersedia. Anda tetap dapat masuk dan melanjutkan pengelolaan dokumen sesuai layanan yang tersedia. Bedakan kuota percobaan dari kuota pembelian ketika merencanakan pekerjaan agar tim tidak mengandalkan sisa trial untuk proses yang dijadwalkan setelah masa percobaan selesai.

Paket gabungan untuk tanda tangan dan stempel

Paket DokumenKita berisi 25 TTD dan 25 stempel dengan harga Rp50.000. Paket gabungan membantu pengguna yang sering menyiapkan kedua elemen dalam pekerjaan administrasi. Tinjau kebutuhan aktual sebelum membeli: berapa dokumen yang akan diproses, elemen apa yang digunakan, dan kapan pekerjaan tersebut dilaksanakan. Periksa rincian pesanan yang ditampilkan saat checkout sebelum melanjutkan pembayaran.

Pembelian paket TTD dan stempel terpisah dari kebutuhan e-Meterai. Jangan menghitung kuota paket sebagai saldo meterai, karena fungsi dan produknya berbeda. Integrasi e-Meterai masih menunggu aktivasi. Jika tujuan utama Anda adalah belajar menandatangani PDF, gunakan trial terlebih dahulu lalu tentukan pembelian berdasarkan pola penggunaan yang benar-benar dibutuhkan, bukan berdasarkan jumlah dokumen dalam arsip lama.

QR checker membantu pemeriksaan dokumen

QR checker DokumenKita berfungsi membantu pemeriksaan dokumen dalam alur layanan. QR tersebut bukan sertifikasi PSrE, bukan sertifikat keaslian seluruh isi surat, dan bukan pengganti verifikasi e-Meterai oleh PERURI. Saat menerima dokumen, perhatikan tujuan tautan pemeriksaan dan cocokkan informasi yang ditampilkan dengan file yang sedang Anda periksa.

Simpan PDF final dan catatan komunikasi yang diperlukan dalam arsip kerja Anda. Jangan hanya menyimpan tangkapan layar tanda tangan atau halaman QR karena keduanya tidak menggantikan dokumen lengkap. Jika menemukan perbedaan nama, isi, atau versi, tanyakan kepada pengirim sebelum menggunakan dokumen untuk langkah berikutnya. Pemeriksaan yang baik menilai seluruh berkas dan konteks persetujuannya, tidak berhenti pada keberadaan sebuah gambar atau kode.